AI-coachning för Utbudet

Innan samarbetet med Qlok använde vi AI lite här och där, mest som en rolig leksak. Idag är det en naturlig del av hur vi jobbar – i sälj, marknad och kundtjänst. Det har förändrat hela vårt sätt att tänka kring effektivitet och kvalitet. Mia Lundin, Head of Marketing & Production, Utbudet

Utbudet.se är en av Sveriges största plattformar för att koppla samman skola och näringsliv – med verksamhet även i Norge och Finland. Med ett team på runt 20 medarbetare inom sälj, marknad och kundtjänst ville de ta steget från att experimentera med AI till att göra det till en strategisk del av verksamheten.

Det som började som en enkel fråga från en kursdeltagare – "Kan ni hjälpa oss komma igång med AI?" – blev starten på ett snart två år långt samarbete som förändrat hur ett helt företag arbetar.

Från nyfikenhet till vardag – en resa i fyra steg

1. Första gnistan – workshop juni 2024

Fredrik Skytt på Utbudet hade gått Qloks öppna kurs AI i praktiken via Företagsakademin och ville utforska möjligheterna vidare. En kompakt workshop med tre nyckelpersoner blev startskottet. Under fyra timmar kartlade vi nuläget, identifierade lågt hängande frukter och visade konkret hur AI kunde spara tid i vardagen.

2. Fördjupad AI-coachning – hösten 2024

Intresset växte snabbt. Under hösten 2024 genomförde vi 20 coachningstimmar med fokus på säljteamet. Vi byggde skräddarsydda AI-flöden för:

Mötesförberedelser – AI som sammanfattar kundhistorik och föreslår agenda

Mejlhantering – morgonbriefar som prioriterar och föreslår svar

Kundresearch – automatisk omvärldsbevakning och organisationsanalys

Custom GPTs – specialbyggda AI-assistenter anpassade för Utbudets säljprocess

AI har gått från att vara något vi testade på egen hand till ett verktyg som faktiskt gör att vi hinner med mer och bättre. Mötesförberedelserna som brukade ta en timme gör vi nu på tio minuter – och de är bättre än förut. Fredrik Skytt, Säljchef, Utbudet

3. Hela företaget kliver på – november 2025

Nu var det dags att skala upp. En heldag med samtliga 19 medarbetare – sälj, marknad och kundtjänst fick varsitt anpassat spår:

Sälj fick verktyg för transkribering av kundmöten, automatiska uppföljningsmejl och AI-stödd offerthantering

Marknad lärde sig AI-stödd innehållsproduktion, SEO-strategier för AI-eran och automatiserad översättning till norska och finska

Kundtjänst började bygga en AI-driven kunskapsbas utifrån sina vanligaste frågor

Huvudbudskapet som landade hos alla: AI ska ta bort det repetitiva – och frigöra tid för relationer, kvalitet och kreativitet.

4. Från verktyg till strategi – mars 2026

Vid uppföljningsworkshoppen i mars 2026 hade landskapet förändrats helt. Medarbetarna kom inte längre med frågan "Vad kan AI göra?" utan med "Hur löser vi det här problemet med AI?"

Dagen innehöll bland annat:

En live-demo där vi byggde ett komplett CRM i Notion med AI-agenter som automatiskt researchar organisationer, hittar beslutsfattare och genererar mejlutkast

Strategiska diskussioner om att byta CRM-system till något AI-integrerat

Insikten att datastruktur är en strategisk fråga – inte bara teknik

Det mest värdefulla har inte varit de enskilda verktygen, utan att vi fått ett helt nytt sätt att tänka. Vi ställer oss nu alltid frågan: kan AI göra det här snabbare eller bättre? Och svaret är förvånansvärt ofta ja. Eddie Lind, Utbudet

Konkret skillnad i vardagen

Efter snart två års samarbete ser resultaten ut så här:

Nyckeln till framgång

Det som gjort skillnad hos Utbudet är inte ett enskilt AI-verktyg – det är resan från individuellt experimenterande till organisatorisk process. Tre faktorer har varit avgörande:

Stegvis approach – från liten workshop till helföretagsatsning, i den takt organisationen var redo

Praktiskt fokus – varje session utgick från deltagarnas faktiska arbetsuppgifter, inte teori

Kontinuerligt stöd – med en löpande timbank kunde Utbudet få hjälp precis när behovet uppstod, mellan de större workshopparna

Vi använder AI varje dag och flera gånger om dagen. Det har blivit lika naturligt som att öppna mejlen på morgonen. Steffie Bergström, Marknadsavdelningen, Utbudet

Vill ni göra samma resa? Qlok erbjuder AI-coachning anpassad efter just er verksamhet – från första workshopen till en organisation där AI är en naturlig del av vardagen.