Så organiserar du din YH-verksamhet – oavsett storlek

Det spelar ingen roll om du har ett YH-program eller femton – grundstrukturen i en välfungerande anordnarorganisation ser likadan ut. Det handlar inte om antal anställda, utan om att tänka i funktioner och processer.

Tre funktionsområden som alla anordnare behöver

Oavsett storlek behöver varje YH-anordnare hantera tre övergripande områden:

Affärsutveckling och anbud – ansöka om nya utbildningar, nätverka med branschen, utveckla verksamheten

Marknadsföring och antagning – fylla utbildningsplatser och hantera antagningsprocessen

Genomförande – bedriva utbildningen, hantera studerandeärenden, examinera och kvalitetssäkra

Hos en liten anordnare kan en och samma person hantera flera av dessa. Hos en stor anordnare blir de separata roller eller till och med avdelningar. Men funktionerna är desamma.

Funktioner, inte personer

En vanlig fälla är att tänka i personer snarare än funktioner. "Anna gör antagningen" fungerar när ni har två program. Men när ni växer och Anna fortfarande "gör antagningen" fast nu för åtta program – då har ni skalat upp utan att se över processen.

Nyckeln är att definiera:

Vilka funktioner behövs?

Vilka processer ingår i varje funktion?

Hur ser överlämningen mellan funktionerna ut?

När detta är på plats kan ni skala uppåt (eller nedåt) utan att tappa kvalitet.

Organisationen är större än de anställda

En viktig insikt som många anordnare missar: organisationen omfattar mer än bara den anställda personalen. Ledningsgruppen, studerande och branschnätverk är alla resurser som kan bidra.

Ledningsgruppen kan ta en mer aktiv roll i LIA-processen och nätverkandet

Studerande kan engageras i att researcha gästföreläsare, organisera studiebesök och stötta varandra

Branschnätverket kan hjälpa till med LIA-platser och utbildarrekrytering

Att öppna upp för dessa resurser minskar belastningen på utbildningsledarna och skapar en mer dynamisk organisation.

Vanliga misstag

Växa organiskt utan att se över processerna

Låta utbildningsledaren bli en generalist som "gör allt"

Inte definiera tydliga överlämningar mellan funktioner

Behandla varje utbildning som unik istället för att standardisera processer

Underskatta branschens betydelse för hur organisationen behöver se ut

Branschens påverkan

Vilken bransch du har utbildningar inom är kanske den enskilt största faktorn som påverkar hur du behöver organisera dig. Den påverkar:

Hur lätt det är att hitta utbildare

Söktrycket till utbildningen

Tillgången på LIA-platser

Ledningsgruppens engagemang

En utbildning inom IT med högt söktryck och gott om utbildare kräver en helt annan resursfördelning än en järnvägsutbildning med lågt söktryck och svårrekryterade specialister.

Sammanfattning

Bygg din organisation kring funktioner och processer – inte kring personer. Se till att processerna är skalbara från dag ett. Och glöm inte att din organisation är större än dina anställda.